Yleistä
EM-kisojen järjestelyt sisältävät moninaisia tehtäviä, joista mikään ei ole toista vähäpätöisempi. Osallistujien palvelukokemus muodostuu toisaalta siitä, kuinka hyvin kukin toiminto onnistuu, mutta erityisesti siitä, miten eri toiminnot nivoutuvat keskenään. Arvioidaan, että samanaikaisesti eri järjestelyissä voi olla jopa 100 henkilöä.
Seuraavaksi esitettävät toimintojen kuvaukset on tarkoitettu antamaan karkea kuva kisojen aikaisista toiminnoista. Kuvauksien perusteella pyydetään yhdistyksiä pohtimaan, mikä olisi heille ominaisin tai tarkoituksenmukaisin toiminto ottaa valmisteltavakseen ja hoitaakseen koko kilpailujen ajan. Jäsenyhdistys voi ottaa koko toiminnon itse hoitaakseen tai jonkun toisen yhdistyksen kanssa yhteistoimin. Toiminnon tarkempi suunnittelu tehdään kilpailujen lähestyessä asiaa hoitavan jäsenyhdistyksen kanssa. Joihinkin tehtäviin, kuten ammunnan johtajat, tulospalvelut, ilmoittautumisten hallinta jne, valitaan tekijät aiemman kokemuksen perusteella.
Ruutikankaalle on haettu tai myönnetty myös muita kansainvälisiä kilpailuja, joten yhdistykset voivat pohtia myös sitä, että he hoitaisivat jatkossakin vastaavia tehtäviä, jotta osaamista voitaisiin kehittää pitkäjänteisesti. Tällaisia kisoja ovat esimerkiksi vuosien 2024 kivääripracticalin MM-kisat ja 2027 Euroopan ampumaurheiluliiton kaikkien ulkolajien (kiv, pist, liikkuva maali, skeet ja trap) EM-kisat. Practical-kisojen vastuuhenkilönä on Petteri Aro.
Järjestelyt edellyttävät useita erilaisia tehtäviä
Rata-alueen rakentaminen, kuten opasteet, taulutelineet ja ilmoitustaulut. Pääosa näistä rakentuu ampumaratakeskuksen valmistumisen myötä, mutta varmaankin kilpailut vaativat myös erityisiä rakennelmia. Ampumaurheilukeskus järjestää materiaalit, mutta talkootekijöitä työkaluineen tarvitaan. Tarvittava henkilöstömäärä riippuu rata-alueen lopullisesta rakentamistarpeesta. Rakentaminen ajoittuu kesä-heinäkuulle ennen kilpailuja ja purkutöitä jonkin verran kilpailujen jälkeen.
Kilpailutoimisto, kuten ilmoittautumisten hallinta, tervetulopakettien valmistelu ja jakaminen sekä osallistujien neuvonta. Kilpailutoimisto on tulospalvelun rinnalla yleensä kaikkein hektisin paikka. Kilpailutoimistossa edellytetään vähintään englannin kielen sekä tavanomaisia toimisto-ohjelmistojen hallintaa. Kilpailutoimistossa toimii yhtä aikaa noin 4 – 8 henkilöä; vaihtomiehitys on eduksi pitkäkestoisessa tapahtumassa. Osa kilpailutoimiston työstä alkaa ilmoittautumisprosessin käynnistymisestä jo vuosi ennen tapahtumaa. Kilpailutoimisto miehitetään fyysisesti muutama päivä ennen kilpailujen alkua ja puretaan kilpailujen loputtua. Eduksi on, että kilpailutoimiston henkilöstön vaihtuvuus olisi pientä tapahtuman aikana.
Kilpailuvarusteiden tarkastus. Tarkastuspisteellä tarkastetaan urheilijoiden aseet ja keskeiset varusteet. Tarkastuspisteen henkilöillä on oltava lajituntemus ja kyseisen lajin tuomarikortti. Varusteiden tarkastamiseen tarvitaan yhdenaikaisesti 3 – 5 henkilöä, joille kannattaa hankkia varahenkilöt. Varustarkastuspiste on vilkkaimmillaan kilpailujen alkupäivinä; silhuettiammunta alkaa viikko kasa-ammunnan jälkeen. Kilpailujen edetessä tarkastusruuhka vähenee ja tarkastushenkilöstöä voitaneen vähentää.
Ammuntojen johtaminen: ammunnan johtajat ja ratatoimitsijat sekä taulu-/silhuettipalvelu kasa-ammuntaan ja silhuettiammuntaan.
Ammuntojen johtaminen edellyttää syvää lajituntemusta, lajin tuomarikorttia ja kokemusta lajin ammunnan johtamisesta sekä englannin kielen taitoa. Ammunnan johtajan tehtävä on tapahtuman kriittisimpiä tehtäviä onhan tapahtuma juuri kilpailemista varten. Ammunnan johtajan apuna on radalla (ampumakatoksessa) kulloinkin 2 – 4 toimitsijaa. Ampumalinjan tehtävien lisäksi ammuntoihin sitoutuu kasa-ammunnassa vajaa 10 henkilöä taulujen vaihtamiseen ja silhuettiammunnassa yhteensä noin 20 henkilöä (2 erillistä rataa) nostamaan ”jaloilleen” metallisia tauluja. Silhuettiammunnan taulujen nosto edellyttää hyvää kestävyys- ja voimatasoa, koska raskaimmat kuviot painavat noin 20 kilogrammaa. Päivittäinen toiminta-aika on noin kello 08 – 18 koko kilpailujen ajan. Ammuntojen tehtäviin on syytä varata vaihtohenkilöstöä.
Tulospalvelu. Tulospalvelu viimeistelee ilmoittautumisten (ennakko/paikan päällä) perusteella eräluettelot, kirjaa ammutut tulokset, laatii tulosluettelot, ylläpitää tulostaulua ja kokoaa kilpailujen virallisen tuloskirjan (sähköinen). Tulospalvelun avaintehtävissä edellytetään syvää lajituntemusta, lajin tuomarikorttia ja englannin kielen taitoa. Kasa-ammunnassa tulospalveluhenkilön on osattava käyttää sähköisiä tuloksen tulkintalaitteita. Silhuettiammunnassa tulospalveluhenkilön on osattava käyttää tavanomaisia toimisto-ohjelmia. Päivittäinen toiminta-aika on noin kello 08 – 18 koko ampumapäivien (harjoitukset ja kilpailut) ajan. Tulospalvelun tehtäviin on syytä varata vaihtohenkilöstöä.
Selkeyden vuoksi todetaan, että eri lajien taulupalvelussa tehtävät ovat enemmän tai vähemmän fyysisesti rasittavia, kun tulospalvelussa tauluja käsittelevien henkilöiden tehtävät ovat kevyempiä ja vaativat keskittymiskykyä häiriöllisissä olosuhteissa.
Palkintojen jakoelin lajittelee ennakkoon hankitut palkinnot, järjestää palkintojenjakopaikan (ml äänentoisto), tarjoilee palkinnot jaettavaksi sekä soittaa (tietokone) voittajien kansallislaulut. Palkintojen jakajina toimivat liittojen ja sidosryhmien edustajat. Tehtävään tarvitaan yhdenaikaisesti 3 – 5 henkilöä kasa-ammunnan kilpailupäivien lopuksi ja silhuettiammunnan päätösillallisella. Tämä ryhmä voisi toimia myös avajaisten valmisteluryhmänä.
Joukkueiden vastaanotto lentoasemalla. Oulun lentoasemalle asetetaan joukkueiden vastaanottopiste joukkueiden tulevien ja lähtevien lentojen ajaksi. Vastaanottopisteen tehtävänä on avustaa matkatavaroiden vastaanotossa, kuljetuserien kokoamisessa ja yleisessä opastamisessa. Joukkueet ja kilpailuihin osallistuvat siirtelevät itse omat tavaransa, joten vastaanottohenkilöstö on ensisijaisesti opastuselin. Tehtävään tarvitaan yhdenaikaisesti 2 -3 henkilöä. Vaihtelevien lentoaikojen (Ouluun tulee kahdeksan lentoa vuorokaudessa, 20.9.2023) takia vaihtohenkilöstö on tarpeellinen. Vastaanottokomitea hoitaa koko tehtävänsä lentoasemalla eli sen ei tarvitse osallistua Ruutikankaan tms toimintoihin. Vastaanottokomitea tekee yhteistyötä aseita vastaanottavan elimen ja poliisi- ja tulliviranomaisen kanssa. Aseluvat katsotaan henkilöille eduksi.
Aseiden haltuunotto lentoasemalla, kuljetus ja varastointi Ruutikankaalla sekä ilmahuolto kasa-ammunnoissa. Sama toimielin hoitaa kilpailujen aikana koko asehallintaketjun. Aseiden haltuunotto alkaa lentoasemalla, jatkuu Ruutikankaalla kilpailujen ulkopuolisena aikana ja päättyy joukkueiden/urheilijoiden poistuessa Oulusta. Aseiden vastaanottoa voidaan joutua toteuttamaan eri vuorokauden (kahdeksan lentokonetta syyskuu-2023) aikana Ouluun tulevien koneiden mukaisesti. Suunnittelun edetessä selviää tarvittavan henkilöstön suuruus. Suunnittelun edetessä selviää varastoinnin yksityiskohdat muun muassa poliisin ohjeistuksen mukaisesti. ”Aseketjuun” osallistujilla tulee olla vastaanotettaviin aseisiin (.22LR – .30, kivääreitä ja pistooleita) soveltuva aselupa, ajokortti ja englannin kielen taito. Aseiden varastointielin vastaa kilpailujen aikana myös ilmahuollosta. Sille toimitetaan tarvittava määrä paineilmakompressoreita ja -pulloja (200/300BAR).
Kilpailujen aikaiset pienimuotoiset kuljetukset (runkokuljetukset toteuttaa valittu palveluntuottaja). Pienimuotoisiin ja yllättäviin kuljetustehtäviin varataan kuljetusresurssi, jonka suuruus tarkentuu myöhemmin. Kuljetustehtäviin osallistujilla on luonnollisesti oltava ajokortti ja englannin kielen taito, aselupa katsotaan eduksi. Kuljetustehtävissä toimivat voivat tilapäisesti hoitaa myös muiden toimintojen tehtäviä.
Majoitusjärjestelyjen koordinointi valittujen kisahotellien osalta, kansainvälisten kokouksien sekä päättäjäisillallisten järjestelyt valituissa kisahotellissa. Tehtävä (1 – 2 henkilöä) sijoittuu pääasiassa Oulun kaupungin alueella toimiviin hotelleihin eikä edellytä Ruutikankaalla olemista. Tehtävässä koordinoidaan ilmoittautumisvastuuhenkilön kanssa majoittumisia, aamupaloja, ratakuljetuksia sekä erilaisia arkielämän haasteita. Tehtävässä edellytetään englannin kielen taitoa. Majoituskoordinaattori vastaa myös siitä, että järjestöjen yleiskokouksilla on hyvät toimintaedellytykset. Majoituskoordinaattori toimii yhteyshenkilönä illallisten järjestelyissä, äänentoistolaitteiden toimintakunnosta, palkintojen jakotilaisuuksissa, juhlapuhujien vastaanotossa sekä mediaryhmän kuvakokoelman esittämisedellytyksien luomisessa.
Muonituspalveluiden koordinointi Ruutikankaalla valitun palvelutarjoajan kanssa. Tehtävässä pidetään palvelutarjoaja, kilpailutoimisto ja kilpailijat tietoisena toistensa toiminnan vaiheesta. Tehtävä ei osallistu ruoan valmistukseen.
Ensiapuryhmä perustaa Ruutikankaalle päivystyspisteen ja varautuu antamaan ensiapua sekä ohjaamaan henkilöstöä jatkohoitoon. Ensiapuryhmän kokoonpano 2-3 henkilöä, joiden on oltava käynyt vähintään ensiapukursseja; terveydenhuollon ammattihenkilöstö suotavaa. Tehtävässä vaaditaan lisäksi englannin kielen taito. Ensiapuryhmä on Ruutikankaalla ammuntojen ajan.
Valokuvauspalvelu ja someviestintä. Mediaryhmä vastaa palkintojen jakojen ja Ruutikankaan tapahtumien kuvaamisista ja toteuttaa tapahtuman aikana some-tiedottamista (vast). Ryhmä koostaa lajeittain kuvakokoelman vähintään päätösillallisille esitettäväksi osallistujille. Tehtävässä tarvitaan englannin kielen taitoa; osa sometuksesta tehdään englanniksi.
Turvallisuuspalvelu (24/7) yhdessä asevarastoinnin kanssa. Turvallisuuspalvelu toteuttaa Ruutikankaan järjestyksenvalvontaa, aluevalvontaa sekä tukee varastointiturvallisuutta. Tehtävään varataan päivittäin noin 3 – 5 hengen resurssi, jonka ensisijainen toiminta-aika on kilpailutapahtumien ulkopuolinen aika. Osalla turvallisuustehtäviin osallistuvilla henkilöillä on oltava järjestysvalvojan pätevyys yleisötilaisuuden järjestelyjen vuoksi. Kilpailujen vähäisen yleisötilaisuusluonteen vuoksi järjestysvalvojien mitoituksessa pyritään minimiin; pääosa rata-alueella olevista ovat osallistujia, eivätkä yleisöä. Turvallisuuspalvelun henkilöillä on suotavaa olla aselupa kilpailuissa käytettäville aseluokille ja englannin kielen taito.
Avajaisten ja päättäjäisten järjestelyt. Avajaiset pyritään pitämään lyhyenä ja toteavana. Päättäjäiset toteutetaan valitussa kisahotellissa päättäjäisillallisena. Avajaisten järjestämiseen tarvitaan 2 – 3 henkilöä sekä mahdolliset esiintyjät (ei velvoitteena jäsenyhdistyksille) juhlapuhujien lisäksi. Avajaisissa pitää olla äänen toistolaitteet ja telineet Suomen ja järjestöjen lipuille. Avajaisten järjestelyryhmäksi soveltuisi hyvin myös palkintojen jakoryhmäksi.
Kulttuurikohdejärjestelyt. Pyritään ulkoistamaan ulkopuoliselle toimijalle. Toiminto saattaa edellyttää kuitenkin esimerkiksi kuljetuksien lähtemiseen liittyviä avustustoimia.
Kilpailuiden käsiohjelma ja mainoshankinta. Tapahtumaan laaditaan tiivis käsiohjelma/kisaopas, jossa selvitetään keskeisiä kilpailuihin liittyviä asioita. Tiedon jakamisen lisäksi käsiohjelma on hyvä väline yritysten mainospaikkana. Mainos-/yhteistyösopimuksien hankinnan perusajatuksena on, että suuremmat sopimukset ovat Ruutikangas Oy:n vastuulla ja pienemmät mainossopimukset sisällytetään käsiohjelmaan.